Опер. день

Опер. день предназначен для компаний, которые имеют отдел продаж и отслеживают эффективность работы сотрудников отдела. Кому важно понимать, на что тратят свое рабочее время менеджеры, и при необходимости корректировать процесс работы. Теперь все действия сотрудников в карточке сущности будут отображаться в отчете “Опер.день”. Например, вы можете увидеть, сколько времени тратит ваш менеджер на заполнение карточки сущности, выполнение задачи, телефонный разговор, ответ на чаты/e-mail и многое другое.

Давайте разберем, из каких блоков состоит отчет Опер. день и как его использовать? В отчете есть 2 блока:

• Опер. день: доступ к отчетам сотрудников - функционал доступен по умолчанию администраторам аккаунта и не может быть выключен. При выключении данной опции пользователь (админ) перестает быть администратором аккаунта. Данный блок вы можете открыть для руководителей отделов, тимлидов и сотрудников, которые отслеживают эффективность работы сотрудников.
• Опер. день: сотрудник должен отчитаться по затратам - функционал открывается всем сотрудникам, которые будут отчитываться по затратам своего рабочего времени. У пользователя при входе в аккаунт amoCRM будет уведомление открытия рабочего дня, и с этого момента вы можете увидеть, сколько времени и на что было потрачено время каждого сотрудника.

Опция “Опер. день” доступна только на тарифах Базовый, Расширенный и Профессиональный.

Как включить Опер. день администратору аккаунта для сотрудников

Пользователю для того, чтобы включить функционал “Опер. день: доступ к отчетам сотрудников” и “Опер. день: сотрудник должен отчитаться по затратам”, необходимо перейти в раздел “Настройки” - “Пользователи” и, нажав на пользователя, открыть матрицу прав. Далее отметить галочкой нужный нам функционал и сохранить.

При отключении опции “Опер. день: сотрудник должен отчитаться по затратам” сотрудник перестает отчитываться, при этом его предыдущие трудозатраты сохраняются в отчетах. При удалении пользователя из аккаунта или деактивации активный “Опер. день” будет автоматически закрыт для таких пользователей.

• Опер. день: доступ к отчетам сотрудников

Данный блок может быть доступен для владельцев бизнеса, руководителей отделов, тимлидов и других пользователей, которые отслеживают работу менеджеров.

При постановке галочки в блоке “Опер. день: доступ к отчетам сотрудников” у пользователя в разделе "Аналитика" появляется "Отчет опер. день".

В данном разделе мы можем увидеть Операционный день менеджера, который формируется в виде таблицы со следующими колонками:

• Менеджер - в данной колонке перечислены все пользователи аккаунта, разбитые по группам пользователей (соответствующим группам пользователей из раздела “Настройки” - “Пользователи”);
• Итого - содержит общее время (в формате ЧЧ:ММ), затраченное пользователем на работу в карточках сущности за выбранный период;
• Перерыв - время бездействия пользователя, в том числе во время перерывов (в формате ЧЧ:ММ);
• Дни недели/месяца - разбивка по дням времени, затраченного пользователем/группой пользователей на работу в карточках сделки/покупателя/контакта/компании (в формате ДД.ММ).

Время в колонках с разбивкой по дням выделено цветом:

• Цифры оранжевого цвета - опер. день открыт прошедшим днём, но не закрыт;
• Цифры зеленого цвета - опер. день закрыт в течение последнего часа;
• Цифры синего цвета - опер. день был закрыт более часа назад;
• Прочерк - опер. день , день не был открыт, либо был открыт, но не закрыт.

При нажатии на время определенного пользователя в отчете откроется табель, где будет подробная информация о проделанной работе за определенный день. Обращаем внимание, что табель рабочего дня будет доступен после того, как пользователь закроет текущий рабочий день или пока не наступит следующий день.

Табель рабочего дня

В табеле рабочего дня сотрудника отображается следующая информация:

• Дата - начало рабочего дня, отображается в формате: День недели ДД.ММ.ГГ.
• Начало дня - время открытия дня, отображается в формате ЧЧ:ММ;
• Окончание дня - время закрытия дня, отображается в формате ЧЧ:ММ;
• Сумма затрат - общее время затраченное на карточки, отображается в формате ЧЧ:ММ
• Кнопка “Закончить день” - завершает рабочий день при нажатии;
• Окончание дня (с полем для ввода временного значения) - в данное поле можно вручную заполнить время окончания рабочего дня (в формате ЧЧ:ММ). По умолчанию в поле отображается текущее время устройства пользователя;
• Перерыв/простой (с полем для ввода временного значения) - время бездействия пользователя. Рассчитывается автоматически. Если в табеле ниже не отображено карточек, а также пользователь не совершал никаких действий, это означает, что он все это время бездействовал. По-умолчанию, время отображается серым, при редактировании данного поля, время будет отображаться черным цветом;
• Кнопка “Добавить” - при нажатии откроется строка сквозного поиска. Введя в него название или id сущности, можно будет найти и выбрать нужную, и указать время потраченное на работу с ней. Обращаем внимание, что при поиске будет отображено не более 5 сущностей;
• Карточки в табеле - список карточек сделок/покупателей/контактов/компаний/задач и время, которое было затрачено на работу с данными карточками. Кликнув на название сущности можно осуществить быстрый переход в её карточку. Если сущность внесена в табель ошибочно, то её можно удалить через чек-бокс “Массовые действия”.

Отображение потраченного времени на карточку сущности

По умолчанию затраченное время рассчитывается автоматически и отображается серым цветом. При необходимости пользователь может редактировать затраченное время. В этом случае оно будет отображено черным цветом после ручного редактирования.

При нажатии на область сущности мы можем увидеть детальную информацию, на что было затрачено время проведенное в карточке в формате ЧЧ:ММ:

• Онлайн в карточке - Сколько времени пользователь провел в карточке. Учитывается только активное время в карточке, пока вкладка с карточкой открыта, но не активна, это время не учитывается. Время считается автоматически;
• Входящие - Время считается автоматически по длительности принятого звонка;
• Исходящие - Время считается автоматически по длительности совершенного звонка;
• Чаты - Сколько времени было потрачено на переписку в чатах в данной карточке. Время рассчитывается по формуле: 1 минута равняется одному сообщению;
• E-mail - Сколько писем было отправлено и сколько времени на это потрачено. Время рассчитывается по формуле: 1 минута равняется одному письму;
• Задачи - Сколько задач завершено и сколько времени потрачено на все задачи. Время на задачи берется из длительности каждой завершенной задачи, если длительность задачи не указана, то используется значение 1 минута.

• Опер. день: сотрудник должен отчитываться по затратам

Отчет по трудозатратам доступен только в веб-версии amoCRM пользователю, у которого включен блок с чекбоксом - “Опер. день: доступ к отчетам сотрудников”.

После постановки галочки в чекбоксе “Опер. день: сотрудник должен отчитываться по затратам”, при заходе в аккаунт amoCRM у пользователя появляется плашка открытия рабочего дня. Пока пользователь не откроет новый день или не продолжит предыдущий, область панели инструментов с левой стороны будет заблокирована. При этом у пользователя всегда есть возможность написать в чат “Технической поддержки”, нажав на кнопку “Обратиться за поддержкой”.

Для открытия нового рабочего дня необходимо в плашке начала рабочего дня указать дату и время. По умолчанию дата и время начала рабочего дня соответствует дате, установленной на устройстве пользователя. При необходимости есть возможность отредактировать вручную. После заполнения даты и времени начала рабочего дня нажимаем кнопку “Открыть день”.
Функционал позволяет как начать опер. день текущим календарным днем, так и следующим (например для ночных смен). Данная возможность предоставляется за 2 часа до наступления следующего календарного дня, т.е. начиная с 22:00.

Продолжить предыдущий опер. день можно в течение 24 часов с момента его открытия, нажав на кнопку “Продолжить предыдущий день”. После открытия нового рабочего дня вернуться к предыдущему опер. дню уже не получится.

Если пользователь не завершил прошлую смену, не нажав на кнопку “Закончить день”, то при заходе в аккаунт на следующие сутки нажать на кнопку “Открыть день” не получится. Пользователю необходимо нажать на “Продолжить предыдущий день” и завершить его.

После открытия дня, интерфейс разблокируется и откроется табель рабочего дня. Здесь мы можем увидеть:

• Дату и время начала рабочего дня;
• Сумму времени, затраченного на работу с карточками
• Время окончания рабочего дня;
• Время бездействия пользователя.

Время бездействия высвечивается автоматически, если в табеле не отображены карточки и не было действий в аккаунте со стороны пользователя.

После окончания рабочего дня нажимаем на кнопку “Закрыть день”. Вы также можете указать время окончания рабочего дня в поле ”Окончание дня”. Например, если ваш рабочий день закончился раньше текущего времени или вы уехали на встречу и нет возможности закрыть день после нее. По умолчанию в поле отображается текущее время устройства пользователя.

Таймер трудозатрат и статистика в карточке

Если мы перейдем в карточку сделки/покупателя/контакта/компании, справа на панели виджетов будет таймер трудозатрат, который считает время, проведенное в карточке онлайн в формате ЧЧ:ММ:СС.

В таймере трудозатрат можно выполнить следующие действия:

• Остановить/запустить таймер;
• Выбрать время, с которого должен начаться отсчет.

При нажатии на время таймера откроется выпадающий список, где мы можем выбрать время, проведенное в карточке, или ввести его вручную. Например, если работа с клиентом велась не в карточке, а была встреча в офисе, то это время вы можете добавить в карточку. После выбора времени мы можем снова запустить таймер.

Как работает таймер:

• Если пользователь свернет окно виджетов, то секунды не будут отображаться, но будет видно мигающий символ “:” между цифрами в таймере;
• Если пользователь сворачивает вкладку браузера полностью или переходит в другую вкладку, таймер будет остановлен автоматически. При возвращении в данную вкладку таймер продолжит считать трудозатраты. Аналогично при выходе из сущности и при возвращении обратно.

Вкладка “Статистика” в карточке

Во вкладке “Статистика” в карточке сделки/покупателя вы можете увидеть блок “Часы трудозатрат”. Здесь будет отображена информация по количеству трудозатрат, кто работал в этой карточке, затраченное время и др.

Данные во вкладке “Статистика” попадут в течении 24 часов после закрытия опер. дня пользователем. Вкладка “Статистика” доступна только в веб-версии amoCRM.

Часы трудозатрат в воронке продаж/покупателей

В разделах "Сделки" и "Покупатели" вы можете отобразить информацию о потраченном времени на работу с карточкой. Для этого нужно перейти в нужный вам раздел и при отображении “Списком” нажать на “Троеточие” или “Еще” - “Настройка таблицы” и перетащить поле “Часы трудозатрат” в таблицу, после чего нажать “Готово”.

При нажатии на название столбца “Часы трудозатрат” появится выпадающий список действий. Есть возможность отфильтровать по возрастанию и убыванию времени и выбрать диапазон времени, который указывается в часовом формате. Также доступна фильтрация через “Поиск и фильтр”.

В разделе "Сделки" вы можете добавить информацию по трудозатратам во внешний вид карточки. Оно будет отображено в формате ЧЧ:ММ.

Для этого необходимо перейти в раздел “Сделки”, нажать на “Еще” или “Троеточие” и в выпадающем списке выбрать “Внешний вид карточки”. В открывшемся модальном окне “Внешний вид карточки” можно будет выбрать удобное место отображения поля “Трудозатраты”. После внесения необходимых изменений нажимаем “Сохранить”.

Создание виджета на рабочий стол по полю “Трудозатраты”

По полю “Трудозатраты” в разделе “Сделки”/”Покупатели” можно создать свой виджет на рабочий стол для отслеживания показателей по затраченному времени. Все это вы можете настроить в два клика и вывести настроенные фильтры на экраны ваших девайсов (мобильное приложение amoCRM, smart - часы и приложения для телевизора). И после настройки вы можете отслеживать нужные показатели, выявлять проблемные области до того, как они станут критическими.

Для создания виджета на рабочий стол необходимо отфильтровать карточки по полю “Трудозатраты” в “Поиск и фильтр”. После чего наводим курсор на количество сделок и нажимаем “Создать виджет на раб. стол”.

Откроется модальное окно создания виджета, где мы вводим название, выбираем вид виджета (“Цифра”, “Диаграмма” или “Список”) и нажимаем кнопку “Создать”.

После создания виджета произойдет переход на рабочий стол. В виджет мы увидим такую же информацию, как в разделе “Сделки”/Покупатели” в режиме “Список”, а также информацию по полю “Трудозатраты”.